Dowód wewnętrzny to dokument, który powinien być wystawiany przez firmy przy określonych transakcjach sprzedaży. Właściwe sporządzenie dowodu wewnętrznego jest niezwykle istotne, gdyż pozwala na udokumentowanie sprzedaży i zapewnia zgodność z przepisami prawa. W tym artykule dowiesz się, jak krok po kroku poprawnie wystawić dowód wewnętrzny sprzedaży, aby uniknąć problemów z fiskusem.
Kluczowe wnioski:- Dowód wewnętrzny jest obowiązkowy przy sprzedaży towarów lub usług zwolnionych z podatku VAT oraz przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
- Dokument ten musi zawierać określone prawem elementy, takie jak datę wystawienia, numery identyfikacyjne stron transakcji oraz dokładną specyfikację sprzedawanych towarów lub usług.
- Dowód wewnętrzny należy przechowywać razem z innymi dokumentami księgowymi przez okres co najmniej 5 lat.
- Brak właściwie wystawionego dowodu wewnętrznego może skutkować konsekwencjami karnymi i finansowymi dla przedsiębiorstwa.
- Artykuł ten krok po kroku wyjaśnia proces sporządzania dowodu wewnętrznego, dzięki czemu będziesz mógł bez problemu wywiązać się z tego obowiązku.
Jak wypełnić dowód wewnętrzny krok po kroku?
Aby prawidłowo wystawić dowód wewnętrzny sprzedaży, należy postępować zgodnie z pewnymi zasadami. Przede wszystkim, dokument ten musi zawierać określone przepisami prawa elementy. Oto krok po kroku, jak go sporządzić:
Po pierwsze, należy umieścić na dowodzie wewnętrznym datę jego wystawienia oraz kolejny numer ewidencyjny. Pomocne może być prowadzenie rejestru wystawianych dokumentów. Następnie trzeba wpisać dokładne dane identyfikacyjne obu stron transakcji – zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy.
Kolejnym krokiem jest precyzyjne wskazanie przedmiotu sprzedaży – czy była to dostawa towarów, czy świadczenie usług. Przy towarach należy podać ich dokładną nazwę, symbol oraz jednostkę miary. W przypadku usług wystarczy ich zwięzły, ale jednoznaczny opis.
Na dowodzie wewnętrznym musi się również znaleźć cena jednostkowa oraz wartość całej transakcji. Jeśli sprzedaż jest zwolniona z podatku VAT, należy to również odnotować. Na koniec wymagany jest podpis wystawcy dokumentu.
Kiedy można wystawić dowód wewnętrzny sprzedaży?
Obowiązek wystawienia dowodu wewnętrznego pojawia się w określonych sytuacjach. Przede wszystkim należy go sporządzić przy sprzedaży towarów lub usług zwolnionych z podatku VAT. Dzieje się tak m.in. w przypadku części usług edukacyjnych, zdrowotnych czy kulturalnych.
Innym przypadkiem, gdy konieczne jest wystawienie takiego dokumentu sprzedaży, jest transakcja z udziałem osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Sprzedawca musi wówczas udokumentować sprzedaż właśnie za pomocą dowodu wewnętrznego.
Przedsiębiorcy często wystawiają także dowody wewnętrzne przy sprzedaży pracownikom lub współpracownikom po cenach upustowych. Podobnie dzieje się, gdy towar jest sprzedawany ze znaczną obniżką ceny na potrzeby reprezentacji lub reklamy.
Warto jednak pamiętać, że dowód wewnętrzny nie może być wystawiany przy sprzedaży opodatkowanej podatkiem VAT na rzecz innych firm lub osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. W takich przypadkach obowiązuje wystawienie faktury VAT.
Czytaj więcej: 6 miesięcy ile to tygodni? Proste przeliczenie czasu w tygodniach
Dowód wewnętrzny a faktury VAT – różnice
Choć zarówno dowód wewnętrzny, jak i faktura VAT pełnią podobną funkcję dokumentów sprzedaży, istnieją między nimi istotne różnice. Pierwszą z nich jest zakres stosowania – faktury VAT wystawiane są przy transakcjach objętych podatkiem od towarów i usług między podatnikami.
Wewnętrzne dokumenty księgowe, jakimi są dowody wewnętrzne, używane są natomiast przy sprzedaży zwolnionej z VAT oraz na rzecz osób nieprowadzących działalności. Inaczej wygląda też zawartość tych dokumentów – faktury muszą zawierać więcej informacji, w tym kwotę podatku VAT.
- Faktura VAT jest wystawiana na transakcje opodatkowane podatkiem od towarów i usług.
- Dowód wewnętrzny sporządzany jest przy sprzedaży zwolnionej z VAT oraz dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej.
- Faktury muszą zawierać szereg określonych przepisami elementów, w tym kwotę należnego podatku VAT.
- Dowód sprzedaży wewnętrzny ma prostszą strukturę, bez informacji o podatku VAT.
Obowiązkowe elementy dowodu wewnętrznego sprzedaży
Aby dowód wewnętrzny był dokumentem ważnym i zgodnym z przepisami, musi zawierać określone elementy. Należą do nich przede wszystkim dane identyfikacyjne zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy oraz data wystawienia dokumentu.
Na dokumencie musi też znaleźć się zwięzły, ale precyzyjny opis przedmiotu sprzedaży, czyli towaru lub usługi. W przypadku towarów należy dodatkowo podać ich nazwę, symbol oraz jednostkę miary.
Obowiązkowym elementem jest również podanie ceny jednostkowej oraz wartości całej transakcji. Jeśli sprzedaż jest zwolniona z podatku VAT, należy tę informację uwzględnić na dowodzie wewnętrznym. Na koniec wymagany jest podpis wystawcy dokumentu.
Inne dokumenty wymagane przy dowodzie wewnętrznym
W niektórych sytuacjach, oprócz samego dowodu wewnętrznego, należy dysponować dodatkowymi dokumentami. Jeśli sprzedaż jest zwolniona z VAT ze względu na jej przedmiot, trzeba wystawić także oświadczenie o zwolnieniu, podając podstawę prawną.
Z kolei przy sprzedaży towarów z upustem dla pracownika lub współpracownika wymagana jest odpowiednia umowa czy regulamin. Należy także dołączyć dokumenty potwierdzające dokonanie sprzedaży, takie jak paragony fiskalne, raporty z kasy rejestrującej lub wydruki z drukarek.
Przechowywanie dowodów wewnętrznych – zasady
Podobnie jak inne wewnętrzne dokumenty księgowe, takie jak faktury, dowody wewnętrzne muszą być prawidłowo przechowywane. Obowiązuje przy tym reguła, zgodnie z którą należy je zachować przez okres co najmniej 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została udokumentowana sprzedaż.
Podsumowanie
Dowód wewnętrzny to jeden z podstawowych dokumentów sprzedaży, obok faktur VAT. Jest on niezbędny przy transakcjach zwolnionych z VAT oraz sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Choć dowód sprzedaży wewnętrzny przypomina fakturę, różni się od niej uproszczoną strukturą i brakiem informacji o podatku VAT.
Warto pamiętać, że wewnętrzne dokumenty księgowe, takie jak dowody wewnętrzne, muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat. Dzięki prawidłowemu wypełnianiu i archiwizowaniu tych dokumentów sprzedaży unikniemy problemów podczas ewentualnej kontroli skarbowej. Zapoznaj się z poradami zawartymi w artykule, aby dowód wewnętrzny nie miał przed Tobą żadnych tajemnic.
