Ryczałt nocleg delegacja to świadczenie pieniężne, jakie pracodawca wypłaca pracownikowi wysłanemu w podróż służbową za granicę. Nie musisz już gromadzić paragonów za nocleg - ryczałt pozwala na uproszczenie rozliczenia. W tym artykule wyjaśnimy, jak obliczyć ryczałt za nocleg w delegacji zagranicznej, jakie dokumenty są potrzebne oraz jak ujmować ten koszt w księgach.
Kluczowe wnioski- Ryczałt za nocleg w delegacji zagranicznej przysługuje pracownikowi za każdą rozpoczętą dobę pobytu poza granicami kraju. Stawki różnią się w zależności od kraju docelowego.
- Pracodawca może zaliczyć ryczałt do kosztów uzyskania przychodów. Kwota ryczałtu jest przychodem pracownika i podlega opodatkowaniu.
- Do rozliczenia ryczałtu noclegowego potrzebne są: delegacja i potwierdzenie wyjazdu służbowego pracownika.
- Ryczałt ma ułatwić rozliczenie kosztów noclegu, ale nie wyklucza sytuacji, gdy koszty rzeczywiste były wyższe od ustalonej stawki.
- Przedsiębiorcy również mogą rozliczać ryczałt za nocleg w delegacji, lecz obowiązują ich nieco inne zasady.
Zasady rozliczania ryczałtu za nocleg w delegacji zagranicznej
Pracodawcy często wysyłają pracowników w służbowe podróże zagraniczne, zwane delegacjami zagranicznymi. Aby ułatwić rozliczanie kosztów noclegu w czasie takich wyjazdów, mogą stosować system ryczałtu za nocleg. Jest to z góry ustalona kwota pieniężna, która przysługuje pracownikowi za każdą rozpoczętą dobę pobytu poza granicami kraju podczas podróży służbowej.
Zastosowanie ryczałtu ma na celu uproszczenie procesu rozliczania wydatków na noclegi. Zamiast gromadzić paragon za paragonem, pracownik otrzymuje z góry ustaloną stawkę dzienną, która ma pokryć koszty noclegu. Kwoty te są zróżnicowane w zależności od kraju, do którego pracownik jedzie na delegację zagraniczną.
Z punktu widzenia pracodawcy, ryczałt za nocleg stanowi koszt uzyskania przychodów i może zostać ujęty w księgach rachunkowych jako taki. Z kolei dla pracownika otrzymany ryczałt jest przychodem i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Jeśli chodzi o dokumentację wymaganą do rozliczenia noclegu delegacja, należy pamiętać, że ryczałt nie zwalnia pracownika z obowiązku przedstawienia dowodów potwierdzających wyjazd służbowy - będą to np. delegacja oraz dokumenty potwierdzające przekroczenie granicy (bilety, rachunki za paliwo itp.).
Jakich dokumentów potrzebujesz do rozliczenia ryczałtu?
Prawidłowe rozliczenie noclegu delegacja przy zastosowaniu systemu ryczałtowego wymaga przedstawienia przez pracownika kilku niezbędnych dokumentów. Są to:
- Delegacja zagraniczna - druk delegacji podpisany przez pracownika i pracodawcę, określający cel, termin i miejsce wyjazdu służbowego.
- Dokumenty potwierdzające przekroczenie granicy - najczęściej będą to bilety lotnicze/kolejowe, rachunki za paliwo, opłaty drogowe itp.
- Wniosek o wypłatę ryczałtu - pracownik powinien złożyć takiej wniosek wraz z załączoną delegacją.
Pracodawca na podstawie tych dokumentów może obliczyć należny ryczałt za nocleg zgodnie z obowiązującymi stawkami oraz wystawić pracownikowi polecenie przelewu lub wypłacić gotówkę.
Warto podkreślić, że ryczałt nie jest zwolniony z opodatkowania - dla pracownika stanowi on przychód ze stosunku pracy, który należy wykazać i opodatkować przy rozliczaniu rocznym lub miesięcznym podatku dochodowego.
Z kolei dla pracodawcy ryczałt jest kosztem uzyskania przychodów, który może ujawnić w deklaracji podatkowej swojej firmy. Zarówno pracownik, jak i pracodawca powinni zachować delegację oraz pozostałe dokumenty na potrzeby ewentualnej kontroli.
Czytaj więcej: Kalkulator zaliczki na podatek dochodowy - Jak obliczyć zaliczkę?
Ryczałt za nocleg dla pracownika - kwoty netto i brutto
Wysokość stawek ryczałtu za nocleg uzależniona jest od kraju, do którego pracownik jedzie na delegację zagraniczną. Co roku Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej aktualizuje obwieszczeniem stawki tego świadczenia.
Przykładowo, w 2023 roku obowiązywały następujące kwoty ryczałtu za nocleg:
- Niemcy - 58 EUR
- Włochy - 59 EUR
- USA - 79 USD
- Chiny - 69 USD
Podane kwoty są kwotami netto. Dla pracownika rzeczywisty, otrzymywany ryczałt za nocleg jest kwotą brutto, czyli powiększoną o należne składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy.
Innymi słowy, pracodawca musi doliczyć do stawki ryczałtu netto koszty ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych płaconych przez siebie, a także potrącić u źródła zaliczkę na podatek od tej kwoty brutto.
Dla porównania, przy stawce ryczałtu netto 100 USD, kwota brutto, jaką pracownik otrzyma "na rękę", może wynieść około 130 USD.
Przykłady rozliczenia ryczałtu za nocleg dla pracownika
Najlepiej zasady rozliczenia noclegu delegacja z wykorzystaniem ryczałtu będzie zobrazować na przykładzie:
Przykład 1. Jan Kowalski, pracownik działu handlowego, został wysłany na 5-dniową delegację służbową do Berlina. Obowiązująca stawka ryczałtu za nocleg dla Niemiec to 58 EUR. Jan będzie przysługiwało 5 x 58 EUR = 290 EUR ryczałtu. Pracodawca do tej kwoty doliczy składki ZUS, a następnie pobierze zaliczkę na podatek dochodowy i wypłaci pracownikowi pozostałą kwotę "na rękę".
Przykład 2. Anna Nowak prowadzi własną działalność gospodarczą i deleguje swoją pracownicę Martę na 10-dniową podróż służbową do Londynu. Ryczałt za nocleg w Wielkiej Brytanii wynosi 84 GBP za dobę. Dla Marty należny będzie zatem ryczałt w wysokości 840 GBP (10 x 84 GBP). Anna doliczy do tej kwoty składki ZUS płacone przez siebie jako płatnika, a następnie pobierze zaliczkę na podatek dochodowy od kwoty brutto. Pozostałą kwotę wypłaci Marcie.
Podsumowanie
Ryczałt za nocleg to wygodny sposób na rozliczenie noclegu delegacja zagranicznej. Zamiast zbierać rachunki, pracownik dostaje z góry ustaloną stawkę dzienną na pokrycie kosztów noclegu. Delegacja zagraniczna przykłady pokazują, że ryczałt ułatwia rozliczenia i zmniejsza formalności.
Pamiętaj jednak, że do rozliczenia ryczałtu za nocleg potrzebne są podstawowe dokumenty: delegacja, potwierdzenie przekroczenia granicy i wniosek o wypłatę ryczałtu. Kwoty ryczałtu są zróżnicowane dla różnych krajów i stanowią dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu.
